平成21年9月11日
SPring-8利用者懇談会
研究会代表者・副代表者　各位

SPring-8 利用者懇談会　　　　　
利用促進委員会委員長　　高原 淳
会　長　　　　　　　　佐々木 聡
利用幹事　　　　　　久保田 佳基

平素より利用者懇談会活動にご協力いただき，誠にありがとうございます。
今年度の研究会活動補助配分額につきましては，6月2日付けメールにてお知らせしておりますが，その後，7/10評議員会，9/3利用促進委員会および9/4評議員会で議論を重ね，今年度の方針を以下のように決定いたしましたのでご連絡いたします。

１．平成21年度研究会活動補助について
各研究会には今年度の活動を滞りなくスタートしていただくため，6月に暫定で配分額をご連絡しておりますが，今年度はJASRIの利用計画調査委員会の予算がなくなったこともあり，利用者懇談会の運営は会費収入を基本とする予算内で行わなければなりません。
基本的に，予算は必要最小限の経費を除き，できるだけ研究会に配分したいと思いますが，繰越金からの多額の充当は，今後の不測の事態に備えて避けたいところです。
そこで，現在提示してある予算に対して，昨年度実績である予算額の50％執行を見込んで，そこで打ち切ることといたします。執行額が全体で50％に達したら打ち切ることとし，研究会にその旨連絡いたします。

２．研究会関連会計事務の簡素化について
研究会旅費は今後すべて会費から支払うことになりますので件数が多く，ATMに張り付いて何回も振り込むことは実務として大変厳しく現実的ではありません。
そこで，旅費の振込みについては，研究会開催が承認された後，代表者に事前にまとめ払いをいたします。代表者は，研究会開催時に個人に払い、同時に領収書をもらっていただき，後日事務局にご提出いただくこととします。

３．旅費規程について
昨年度まで旅費支給は，JASRIの旅費規程に準じた扱いをしていました。今年度から支払いは会費のみにより行いますので，利用懇独自の運用ができます。会費の節約のために，現在，旅費計算に含まれる日当の額（日当2,400円）を削除し，旅費のみにいたします。

４．旅費補助の運用について
予算が減り，手間が増えることを考慮して，旅費補助予算の使い勝手を良くすることが重要だと思われます。
SPring-8コンファレンスの折，会員の皆様との討論にも挙がり，9/4評議員でも議論しました結果，研究会活動補助予算の会場費への使用を認めることになりました（利用者懇談会内規を修正いたしました）。会場費への使用を希望される場合は，開催申請書にその旨記載してください。また，会場費が５万円以上の場合は，見積りを事務局宛てにお送りいただき，利用促進委員会で確認した上で承認することとします。

以上，色々ご無理をお願いいたしますが，ご理解とご協力の程よろしくお願いいたします。