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平成21年度　評議員会・幹事会議事録
平成21年度
平成21年度 第３回 評議員会 議事録
日　時：
平成22年1月6日（水）　11時45分〜12時00分
場　所：
イーグレ姫路　4FセミナーB
出席者
評議員：
雨宮、坂田、大門、尾嶋、高原、池田、松井、村上、篭島、金谷、中井、鳥海、
幹事： 佐々木（会長）、沼子、奥部、久保田、西堀、植草、神谷
事務局：
牧田、山田、山下
議　題： １．出席者が委任状を含めて会則の規定数を満たしており、会が成立することが確認された。
２．評議員の中から、議長を選出した。
３．庶務幹事より第２回評議員会議事録案が提出され、審議の後、これを承認した。
４．庶務幹事より、総会議事次第について説明があった (別資料)。これまで、会費未納者の取り扱いについて議論を重ねてきたが、今回の総会では、会費未納に伴う退会者に関する会則の変更が審議されることを承認した。
５．庶務幹事より、入会会員の承認・退会者の報告があり、これらを承認した。
６．評議員選挙結果について報告があった。（資料1）
７．会長より、編集幹事の交代について報告があった。
　　新編集幹事として、山口　宏氏（関西学院大学）に加わっていただくことになった。
８.「SPring-8における近未来の利用研究の展望」のweb公開について、その方法についての意見交換を行った。
９． 行事幹事より、SPring-8シンポジウムの報告があった。
10．利用幹事、会計幹事より、研究会活動経費の状況報告があった。研究会活動は順調に行われてきており、予算の消化も概ね計画通りに進んでいるとの報告があった。
配付資料：
資料１：評議員選挙結果
資料２：第13回合同シンポ開催報告
利促資料1：第二期研究会開催状況
利促資料2：平成21年度利用者懇談会旅費（回収資料）
利促資料3：第三期研究会の募集（案）
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平成21年度 第２回 評議員会 議事録
日　時：
平成21年9月4日（木）11:30〜12:30
場　所：
東京ステーションコンファレンス（東京駅）502会議室
出　席：
佐々木、奥部、沼子、雨宮、北川、坂田、大門、渡辺、尾嶋、黒岩、高原、池田、久保田、西堀、高橋
事務局：
牧田、近藤
議　題： １．出席者が委任状を含めて定足数を満たしており、評議員会が成立することが、庶務幹事より報告された。
２．議長として、渡辺委員を選出した。
３．利用幹事より、9/3に行われた第１回利用促進委員会について説明があった。（資料１）
４．利用促進委員会本年度の委員の提案があり、これが承認された（資料２）。
５．利用幹事より、本年度の研究会活動の状況報告があった（資料３）。
６．会長及び利用幹事より、平成21年度研究会旅費補助について報告があった（資料４，５）。本年度から利用者懇談会の活動費が大幅に削減されたが、第2期研究会は募集時と同様の旅費支給を行うこととする。ただし、昨年度とほぼ同じ程度（予算の約50%）の執行があった段階で旅費至急を打ち切ることとし、その旨を研究会に連絡する。
７．佐々木会長より、研究会関連会計事務の簡素化について提案があり、これが承認された（資料５）。今後は、旅費支給の振り込みについて、研究会開催が承認された後、代表者に事前にまとめ払いをし、研究会開催時に個人に払って頂き、同時に領収書を回収することとする。
８．上記の状況に対応するために、SPring-8利用者懇談会の内規を以下の改訂した（資料５） 
　 ・SPring-8利用者懇談会　研究会旅費等に関する内規
　　２．研究会への財政的補助は、旅費に限る。　→　この文を削除
　・SPring-8利用者懇談会　研究会活動補助（会費予算分）内規　→　（会費予算分）を削除
　　４．研究会の会場使用代金は補助しない。　→　この文を削除
９．来年度以降の研究会活動に伴う旅費補助の運用について検討を行った（資料５）。
10．これらのように来年度以降財政が緊縮されるが、第三期研究会の募集は行うこととした。そのための準備検討を利用促進委員会が担当することとした（資料６）。
11．会長より、10周年記念出版報告があった。
12．広報幹事・庶務幹事より、新会員勧誘のパンフレットを作成した旨の報告があった。
13．会長より、SPring-8利用者懇談会のXFELユーザーへの対応について提案があった。当面はXFELのユーザーは研究会活動の一環としてSPring-8利用懇談会で受け入れることとした。
14．次回の評議員会は放射光科学合同シンポジウムの時に開催することとした。また総会の開催、第3期研究会の募集、評議員の半数改選などの今後のスケジュールについて確認を行った。
配付資料：
資料１：第二期研究会一覧
資料２：平成21年度利用促進委員会委員名簿
資料３：第二期研究会活動状況
資料４：平成21年度研究会旅費補助配分
資料５：平成21年度研究会旅費補助について等
資料６：第三期研究会立ち上げについて
　参考資料１：平成21年度利用者懇談会必要経費予算
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平成21年度 第１回 幹事会 議事録
日　時：
平成21年7月10日（金）　10:30-12:00
場　所：
SPring-8中央管理棟　３階セミナーB
出　席：
佐々木、奥部、西堀、久保田、高橋、植草、鳥海、小澤、沼子
事務局：
牧田
議　題： １．平成21年度第１回SPring-8利用者懇談会 評議員会の進行を確認した（評議員会議事録参照）
２．久保田利用幹事から、平成21年度の案と、その内訳の説明があった。幹事会で平成21年度案につい
検討し、評議員会に諮る案を作成した。
３．鳥海編集幹事より、利用者情報誌のWeb化に関して、説明があった。
配付資料：
資料１：平成21年度幹事名簿
資料２：平成21年度評議員名簿
資料３：平成20年度利用者懇談会決算
資料４：行事幹事報告(SPring-8シンポジウム)
　参考資料１　会場概要
　参考資料２　合同コンファレンスプログラム
　参考資料３　SPring-8シンポジウムプログラム
　参考資料４　SPring-8シンポジウムパネルディスカッション開催案内
　参考資料５　SPring-8シンポジウムパネルディスカッション概要案
　参考資料６　合同コンファレンス日程案
資料５：JSR10 第１回組織委員会議事録
資料６：利用幹事・利用促進委員会報告
　利用１：　第二期研究会一覧　
　利用２：　平成21年度研究会旅費補助
　利用３：　利用促進委員名簿
　利用４：　研究会旅費補助実績
　利用５：　平成20年度利用計画調査委員会旅費執行報告
　利用６：　平成20年度研究会開催記録
資料７：平成21年度利用者懇談会必要経費見積もり
資料８：平成20年度SPring-8利用者懇談会　第17回総会議事録案
資料９：平成20年度　第３回幹事会議事録案
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平成21年度 第１回 評議員会 議事録
日　時：
平成21年7月10日（金）　14:00-16:30
場　所：
SPring-8中央管理棟　１階特別会議室
出　席：
青木、乾、高原、野田、圓山、坂田、松井、渡辺、佐々木、奥部、西堀、久保田、高橋、植草、小澤、沼子
事務局：
牧田、山田
議　題： １．出席者が委任状を含めて定足数を満たしており、評議員会が成立することが、庶務幹事より報告された。
２．幹事・評議員・会長の自己紹介を行った。
３．議長として、渡辺委員を選出した。
４．平成20年度第３回評議員会議事録の承認を行った。
５．平成21年度SPring-8利用者懇談会幹事が承認された。（資料１）
６．平成21年度評議委員が確認された。（資料２）
７．利用促進委員会と研究会の継続が確認された。
８．会計幹事から、平成20年度利用者懇談会の決済について報告された（資料３）。SPring-8利用者懇
会の予算執行の基本方針と今年度予算案が提案され、これが承認された。
９．利用幹事から、第２期研究会の報告があった。（資料６　利用１）。
10．第３期研究会の募集方針また運営について、討論を行った。
11．利用幹事から、今年度の利用促進委員会について報告があった。新たに選出された新利用促進委員の報告があった。開催された利用促進委員会の報告があった。
本年度の各研究会の予算について、利用促進委員会での運用方針の説明があった。
12．会員増強への取り組みについて、議論を行った。
13．会長より、XFELユーザー利用者への対応について報告があった。
14．編集幹事より、10周年記念出版報告（印刷物とHP掲載）、利用者情報誌のweb化について利用者情報誌web化と利用懇の対応について報告があった。
15．広報幹事より、新会員勧誘のパンフレット作成、入会者のメール審議承認と手続きの迅速化、入退会者報告および、利用者懇談会Webページの報告があった。
16．会計幹事より、平成20年度決算に関して報告があった。
17．行事幹事より、今年度の行事計画の報告があった。（資料５）
本年度はSPring-8合同コンファレンスとして、産業利用報告会と合同でSPring-8シンポジウムが開催される。また、日本放射光学会年会・放射光科学合同シンポジウムの計画に関しても報告があった。）放射光基礎講習会の共催についても、報告があった。
18．利用幹事・利用促進委員会から、研究会開催の募集および研究会の会合協賛の報告があった。
配付資料：
資料１：平成21年度幹事名簿
資料２：平成21年度評議員名簿
資料３：平成20年度利用者懇談会決算
資料４：行事幹事報告(SPring-8シンポジウム)
　参考資料１　会場概要
　参考資料２　合同コンファレンスプログラム
　参考資料３　SPring-8シンポジウムプログラム（案）
　参考資料４　SPring-8シンポジウムパネルディスカッション開催案内
　参考資料５　SPring-8シンポジウムパネルディスカッション概要案
　参考資料６　合同コンファレンス日程案
資料５：JSR10 第１回組織委員会議事録（案）
資料６：利用幹事・利用促進委員会報告
　利用１：　第二期研究会一覧　
　利用２：　平成21年度研究会旅費補助
　利用３：　利用促進委員名簿
　利用４：　研究会旅費補助実績
　利用５：　平成20年度利用計画調査委員会旅費執行報告
　利用６：　平成20年度研究会開催記録
資料７：平成21年度利用者懇談会必要経費見積もり
資料８：平成20年度SPring-8利用者懇談会　第17回総会議事録案
資料９：平成20年度　第３回幹事会議事録案
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平成21年度 第１回利用促進委員会　議事録
日　時：
平成21年9月3日（木）　11時30分-13時00分
場　所：
東京ステーションコンファレンス　 502会議室
開　会： １.会長挨拶
議　題： １．利用促進委員会について　　　資料　第二期研究会一覧
２．委員の確認　　　　　　　　　資料　委員一覧
３．研究会活動状況　　　　　　　資料　第二期研究会活動状況一覧
４．平成２１年度研究会旅費補助　資料　旅費補助配分
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　昨年度執行実績（回収資料）
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　利用懇今年度予算（評議員会承認事項）
５．研究会関連会計事務の簡素化　資料（評議員会資料に準じる）
６．旅費規程について　　　　　　資料（評議員会資料に準じる）
７．旅費補助の運用　　　　　　　資料（評議員会資料に準じる）
８．第三期研究会募集　　　　　　資料（スケジュール）
９．10周年記念出版報告　　　　　　　現物を披露
１０．新会員勧誘のパンフレット　　　　現物を回覧
１１．XFELユーザー利用者への対応
１２．その他
配付資料：
資料１：評議員選挙結果
資料２：委員一覧
資料３：第二期研究会活動状況一覧
資料４：旅費補助配分
資料５：昨年度執行実績（回収資料）
資料６：利用懇今年度予算（評議員会承認事項）
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