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平成22年度　評議員会・幹事会議事録
平成22年度
平成22年度 第５回　SPring-8利用者懇談会評議員会 議事録
日　時：
平成23年1月7日（金）15時30分-15時50分
場　所：
つくば国際会議場小会議室404号室
出席者
評議員：
朝倉、雨宮、太田、坂田、池田、村上、中井、広瀬
幹事： 佐々木（会長）、沼子、久保田、西堀、高橋
事務局：
牧田、坂川
（敬称略）
議　題： １． 出席者が委任状も含めて会則の規定数を満たしており、会が成立することを確認した。
２． 庶務幹事より、平成21年度第4回評議員会議事録案が提出された。その後議事録案はメール審議により承認された。（資料１）
３． 平成22年度SPring-8利用者懇談会　第19回総会について、議事次第を確認した。（資料２）
４． 会長より、次期会長・次期評議員選挙についての報告があった。今回はWeb投票で選挙が行われた。H22年12月21日（火）正午に投票締め切られ、H22年12月21日（火） 15：45に選挙管理委員長の小澤芳樹氏と選挙管理委員の中村哲也・福井宏之氏の計３名で開票が行われた。その結果、東京大学の雨宮慶幸氏が会長に、その他１０名の評議員が選出された。
５．今回の評議員選挙では、会員からの推薦された候補が１１名であり、上位１０名を選任したが、うち１名が辞退されたため、候補者を定員に満たすために、評議員会あるいは会長の推薦により候補者を追加することができるよう、以下のように、SPring-8利用者懇談会会則の細則第４章第１１条２の項目を以下のように変更することが承認された。
（旧）正会員の中から３名以上の正会員によって推薦された者を次期評議員候補者とする。
（新）正会員の中から３名以上の正会員によって推薦された者を次期評議員候補者とする。ただし、候補者が定員の1.5倍に達しないときには、評議員会あるいは会長の推薦により候補者を追加することができる。
６．今回のWeb選挙では、入力ミス等により、13票の無効投票があった。これとあわせて、紙媒体での選挙と比較した選挙方法の問題点とその解決法について議論された。
７． 利用幹事より、SPring-8コンファレンスの際に開催された利用促進委員会の報告と、研究会活動について報告があった。研究会会合を開催していない研究会もあり、予算をより有効に活用するために、年度ごとに企画テーマを決めて，規模の大きな研究会を開催する、利用者懇談会主催として旅費や会場費を補助する、横断的なテーマを選び，合同研究会とする、企画テーマは公募または利用促進委員会が提案するなどの運用が提案された。来年度の研究会活動補助は、これらの新しい方針のもとで検討してゆくこととした。
８．事務局より、会員の入会時期と会費徴収方法について審議の依頼があった。
これまでは、総会以降に入会した場合は当年度分の会費徴収は行っていなかったが、この件について規定等に明記した記述はなく、本来は、所属した期間の会費を１年分で納めることになるはずである。これらを今後評議員会で審議し、規定に組み込むこととした。また、今年度はこれまでの方針を踏襲することとした。
９．会計幹事より、平成22年度利用者懇談会予算執行状況の説明があった。

配付資料：
 資料１：平成22 年度第4 回議事録案
資料２：平成22 年度 総会資料案（選挙結果・細則変更）
資料３：選挙管理委員長からの選挙開票結果について
資料４：評議委員候補者からの辞退願い
資料５：利用幹事報告
資料６：入会時期と会費徴収について事務局からのご確認
資料７：平成22 年度利用者懇談会予算執行状況

以　上
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平成22年度 第４回　SPring-8利用者懇談会評議員会 議事録
日　時：
平成22年11月4日（木）12時30分-13時30分
場　所：
東京ステーションコンファレンス（東京駅）502号室
出席者
評議員：
乾、金谷、黒岩、中井、雨宮、池田、太田、高橋、広瀬、松井
幹事： 佐々木（会長）、沼子、奥部、久保田、西堀、小澤、高橋
オブザーバー： 大野、野田、高田、廣沢、鈴木、（以上JASRI）
事務局：
牧田、坂川
（敬称略）
議　題： １． 出席者が委任状も含めて会則の規定数を満たしており、会が成立することを確認した。
２． 評議員の中から、議長の選出を選出した。（松井委員）
３． 庶務幹事より、平成21年度第3回評議員会議事録案が提出された。その後議事録案はメール審議により承認された。
４． 評議員・幹事の自己紹介を行った。
５． 会長より、次期会長・次期評議員選挙についての説明があった。
選挙に関する労力と経費（投票用紙の郵送・開票等）を節約することができるので、今回からWeb投票の形式をとることが提案された（資料５）。事務局がWeb投票のシステムについていくつか候補を出しシミュレーションした結果、事務局より割り当てた番号を会員にメールで通知し、投票の際にその番号でないものを排除する形で会員の投票を回収する方法が最も効率的であるとの報告があった。不測のトラブルが生じる可能性についての懸念のコメントもあったが、今回はこのWeb投票を採用し、実施する中でトラブルの解消法を検討する、という方向で、Web投票が承認された。
６． 庶務幹事より、選挙管理委員長と選挙管理委員会について報告があった。今回の選挙管理委員長は兵庫県立大学小澤芳樹氏に委任し、また選挙管理委員としてJASRIの中村哲也、兵庫県立大学の福井宏之氏の計３名で選挙管理委員会を設立した。選挙に関する日程については、選挙管理委員に一任し、選挙に関する連絡を随時会員に送ることを依頼した。
７． 利用幹事より、研究会活動について報告があった。今年度は研究会活動はまだあまり行われておらず、またそのほとんどが他の経費で開催されているために、研究会予算はあまり使われていないという説明があった。
８． 広報幹事より、Web投票に関する情報を利用者懇談会のWebSiteに掲載することが報告された。
９． 会計幹事より、平成22年度利用者懇談会予算執行状況の報告があった（資料８）。それを受けて、研究会活動に関する予算の使用に関して、各研究会が節約モードに入っているが、全く予算の利用が無く、活動が沈静化してしまうことを防ぐため、予算の運用方法を検討する必要があるという議論があった。今後、活発な研究会活動を牽引する予算の運用方法に関して引き続き検討してゆくこと、また本年度に関しては、11/5に開催予定の利用促進委員会で検討することが、確認された。
行事幹事より、第２４回放射光科学合同シンポジウムで開催予定のSPring-8利用者懇談会の総会について報告があった。総会は、平成23年1月7日16:00〜17:00を予定している。また、かねてから希望があった研究会・施設の対話の場を、この総会の後に第二部として設定する。
10.　編集幹事より、JASRI利用者情報誌についての報告があった。紙媒体での利用者情報誌の発行は今年度で終了し、来年度からはオンラインでの発行（PDF冊子）となる。利用懇から編集委員を選出するシステムは継続される。
11. 　その他
　　　成果の公開の促進について、施設側から説明があった。（別資料）
配付資料：
 資料１：平成21 年度第3 回議事録案　 何かありましたらメール審議で修正
資料２：平成22 年度評議員名簿
資料３：平成22 年度幹事名簿
資料４：SPring-8 利用者懇談会　会則・細則
資料５：Web 投票について
資料６：SPring-8 利用者懇談会　会員数推移
資料７：第3 期研究会一覧及び活動状況
資料８：平成22 年度利用者懇談会予算執行状況

以　上
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平成22年度 第３回 評議員会（書面審議） 議事録
日　時：
平成22年7月30日（金）〜8月5日（木）
議　題： １．資料１に基づく平成22年度予算案を承認した。なお、研究会補助の総額は162万円である。計算式、3万円＋3万円＊研究会数＊（研究会内人数／研究会登録全人数）を用いて傾斜配分する。
送付資料：
資料１：H22年度SP-8利用懇予算案（S1-利用懇2010予算案.xls）
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平成22年度 第４回　SPring-8利用者懇談会評議員会 議事録
日　時：
平成22年11月4日（木）12時30分-13時30分
場　所：
東京ステーションコンファレンス（東京駅）502号室
出席者
評議員：
乾、金谷、黒岩、中井、雨宮、池田、太田、高橋、広瀬、松井
幹事： 佐々木（会長）、沼子、奥部、久保田、西堀、小澤、高橋
オブザーバー： 大野、野田、高田、廣沢、鈴木、（以上JASRI）
事務局：
牧田、坂川
（敬称略）
議　題： １． 出席者が委任状も含めて会則の規定数を満たしており、会が成立することを確認した。
２． 評議員の中から、議長の選出を選出した。（松井委員）
３． 庶務幹事より、平成21年度第3回評議員会議事録案が提出された。その後議事録案はメール審議により承認された。
４． 評議員・幹事の自己紹介を行った。
５． 会長より、次期会長・次期評議員選挙についての説明があった。
選挙に関する労力と経費（投票用紙の郵送・開票等）を節約することができるので、今回からWeb投票の形式をとることが提案された（資料５）。事務局がWeb投票のシステムについていくつか候補を出しシミュレーションした結果、事務局より割り当てた番号を会員にメールで通知し、投票の際にその番号でないものを排除する形で会員の投票を回収する方法が最も効率的であるとの報告があった。不測のトラブルが生じる可能性についての懸念のコメントもあったが、今回はこのWeb投票を採用し、実施する中でトラブルの解消法を検討する、という方向で、Web投票が承認された。
６． 庶務幹事より、選挙管理委員長と選挙管理委員会について報告があった。今回の選挙管理委員長は兵庫県立大学小澤芳樹氏に委任し、また選挙管理委員としてJASRIの中村哲也、兵庫県立大学の福井宏之氏の計３名で選挙管理委員会を設立した。選挙に関する日程については、選挙管理委員に一任し、選挙に関する連絡を随時会員に送ることを依頼した。
７． 利用幹事より、研究会活動について報告があった。今年度は研究会活動はまだあまり行われておらず、またそのほとんどが他の経費で開催されているために、研究会予算はあまり使われていないという説明があった。
８． 広報幹事より、Web投票に関する情報を利用者懇談会のWebSiteに掲載することが報告された。
９． 会計幹事より、平成22年度利用者懇談会予算執行状況の報告があった（資料８）。それを受けて、研究会活動に関する予算の使用に関して、各研究会が節約モードに入っているが、全く予算の利用が無く、活動が沈静化してしまうことを防ぐため、予算の運用方法を検討する必要があるという議論があった。今後、活発な研究会活動を牽引する予算の運用方法に関して引き続き検討してゆくこと、また本年度に関しては、11/5に開催予定の利用促進委員会で検討することが、確認された。
行事幹事より、第２４回放射光科学合同シンポジウムで開催予定のSPring-8利用者懇談会の総会について報告があった。総会は、平成23年1月7日16:00〜17:00を予定している。また、かねてから希望があった研究会・施設の対話の場を、この総会の後に第二部として設定する。
10.　編集幹事より、JASRI利用者情報誌についての報告があった。紙媒体での利用者情報誌の発行は今年度で終了し、来年度からはオンラインでの発行（PDF冊子）となる。利用懇から編集委員を選出するシステムは継続される。
11. 　その他
　　　成果の公開の促進について、施設側から説明があった。（別資料）
配付資料：
 資料１：平成21 年度第3 回議事録案　 何かありましたらメール審議で修正
資料２：平成22 年度評議員名簿
資料３：平成22 年度幹事名簿
資料４：SPring-8 利用者懇談会　会則・細則
資料５：Web 投票について
資料６：SPring-8 利用者懇談会　会員数推移
資料７：第3 期研究会一覧及び活動状況
資料８：平成22 年度利用者懇談会予算執行状況

以　上
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平成22年度 第３回 評議員会（書面審議） 議事録
日　時：
平成22年7月30日（金）〜8月5日（木）
議　題： １．資料１に基づく平成22年度予算案を承認した。なお、研究会補助の総額は162万円である。計算式、3万円＋3万円＊研究会数＊（研究会内人数／研究会登録全人数）を用いて傾斜配分する。
送付資料：
資料１：H22年度SP-8利用懇予算案（S1-利用懇2010予算案.xls）
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平成22年度 第２回 評議員会（書面審議） 議事録
日　時：
平成22年7月22日（木）〜26日（月）
議　題： １．平成21年度決算を承認した。
２．高原淳氏を利用促進委員長に選出した。期間は平成22年度の1年間である。
３．資料３に基づき、第三期研究会の9分野から夫々1名、分野代表者と研究会選出利用促進委員をお願いすることとした。委員は以下の9名（敬称略）である。伊藤 敦（分野1：イメージング）、高橋 功（分野2：エネルギー・環境）、佐藤 衛（分野3：バイオ・ソフトマター）、高原 淳（分野4：ポリマーサイエンス）、秋庭 義明（分野5：安全・安心社会構築）、小泉 昭久（分野6：情報・磁性デバイス）、有馬 孝尚（分野7：未来材料探索）、池田 直（分野8：新規分野開拓）、久保 友明（分野9：地球惑星科学）。
４．平成22年度の評議員選出利用促進委員として、中井泉氏（分野1,5）と野田幸男氏（分野6, 7）を選出した。また、平成23年度までの評議員選出利用促進委員として、雨宮慶幸氏（分野3, 4, 8）と坂田誠氏（分野2, 9）を選出した。
５．平成22年度の予算案の策定方針について審議した。収支バランスのとれた予算を目指し、研究会補助に最大限の予算配分を行うことを確認した。また、昨年度の研究会補助金額の最大限度額に準じ、研究会一律配分と参加人数による傾斜配分とを組み合わせて、平成22年度の研究会補助金額を計算することとした。
送付資料：
資料１：H21年度決算案（S1-利用懇2009決算案.xls）
資料２：H21年度予算書（S2-H21yosan.pdf .pdf）
資料３：第三期研究会分野代表者案（S3-riyou.xls）
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平成22年度 第１回 評議員会（書面審議） 議事録
日　時：
平成22年5月11日（火）〜18日（火）
議　題： １．第三期研究会として申請のあった9研究分野の27研究会について、その設置について審議を行った結果、すべての設置を承認した。
２．第三期研究会の代表者および副代表者を承認した。
送付資料：
資料１：第三期研究会申請書まとめ.pdf
資料２：第三期研究会申請一覧.xls
平成22年度 第１回利用促進委員会　議事録
日　時：
平成22年11月5日（金）12:40〜
場　所：
東京ステーションコンファレンス 5階502室
出席者： 委員：有馬，池田，久保，小泉，坂田
幹事：佐々木，沼子，植草，小澤，西堀，久保田
事務局：牧田，坂川
オブザーバー：大野，野田，高田，鈴木，廣沢
議題（報告事項および審議事項）：
  １．第三期研究会設置について
評議員会メール審議により第三期研究会設置が承認され，28研究会が発足したことが報告された。

２．研究会活動補助と活動状況について
別紙資料により平成22年度の研究会活動補助費配分，研究会会合開催状況，活動補助費執行状況が報告された。
・研究会活動補助は昨年度並みに均等配分した。
・活動補助費を使わないで自前の予算で会合を開催している研究会が多い。

３．利用懇研究会の今後について
現在，会費収入は約240万円であり，そのおよそ2/3を研究会補助に充てているが，実際にはあまり使われていない。予算が無いことが周知され，遠慮して使っていないと想像される。会費しか収入源がない現状では，繰越金を増やしていくのではなく，有効に活用していく方が良い。そこで，予算の有効な活用方法を検討するように評議員会から提言されている。
議論において以下のような意見が出た。
・利用推進協議会にも利用懇と同種の研究会が組織されているので，合同で開催することができるのではないか。利用懇研究会あるいは利用推進協議会研究会が共に参加できるようなテーマを，利用促進委員会が提案あるいは公募して研究会を開催する。それに対してまとまった予算を使えば，利用懇としての活動を示すこともできる。
・SPring-8でシンポジウムを開催していたときは，会場が取り易かったのでシンポジウムに合わせて会合を開催していた研究会が多かった。東京ステーションコンファレンス開催になってから会場が取りにくくなっているが，例えば，シンポジウムと同じ時間帯，会議室を取り，時間割りして複数の会合を開催してもらうことができるかもしれない。
・普通の学会と同じように考えれば，集めた会費を個別の研究会の活動補助（参加費）に使うのはおかしいのではないか？　評議員会などの会議費等に使うのは理解できる。利用者懇談会は任意団体（すべてのユーザーが入会しているわけではない）であり，シンポジウムへの参加や研究会発表は基本的には任意である。（実行委員会から発表依頼している方には必要なら旅費を出している。参加できないときは事務局でポスターの掲示する対応もしている。）
・任意団体である（すべてのユーザーを包含していない）ことが，活動資金が減少傾向にある理由の一つである。
・将来的にすべてのユーザーが会員となるユーザーの組織を作る方法もあり得る。
・少額でも活動補助費があった方が良い研究会もある。
・予算を使うのは義務ではないので，残った予算を使って大きな会合を開いた方が良いのではないか。

短期的に，来年度の活動補助については，
１．予算が残る傾向にあるので，もう少し使ってもらうように働きかける。
２．横断的なテーマ（例えば燃料電池）を決めてあるいは公募して，会合を開催し，そこにある程度まとまった予算を使う。
という大きく２つの選択があると考えられるが，予算を均等配分しながらも，予算の半分程度を目安として大きな会合を開催するのが良いのではないか。会合の企画は，利用促進委員会がリードするか，または公募するのが良い。具体的な方法は利用促進委員会で議論していくことになった。

４．成果公開の促進について
野田常務理事より，成果公開の促進に関する選定委員会からの提言について説明された。この件については，利用懇として1月放射光科学合同シンポジウムでの総会で議論する予定である。本日の総合討論でも議論する予定である。
配付資料：
資料１：平成22年度利用促進委員会名簿
資料２：SPring-8利用者懇談会　会則・細則
資料３：第三期研究会一覧
資料４：研究会活動補助と活動状況について
資料５：利用懇研究会の今後について

以　上
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